คู่มือการใช้งาน Smart Form AI

Smart Form AI คือเว็บแอปพลิเคชันสำหรับสร้างและแก้ไขเอกสารราชการ โดยมี AI ช่วยตรวจคำผิดและเรียบเรียงภาษาให้เป็นทางการ

• เอกสาร 8 แบบ ใบลา 4 แบบ และหนังสือราชการ 4 แบบ จัดรูปแบบตามระเบียบให้อัตโนมัติ
• AI 2 หน้าที่ คือ ตรวจคำสะกดผิด/คำไม่เป็นทางการ และเรียบเรียงข้อความให้เป็นภาษาราชการ ผู้ใช้เป็นคนตัดสินใจเสมอว่าจะใช้ข้อความไหน
• เก็บเอกสารในบัญชีของคุณ เปิดดู แก้ไข ดาวน์โหลดซ้ำได้ และถ้าลบพลาดกู้คืนได้ภายใน 30 วัน
• ใช้ได้ทั้งคอมพิวเตอร์และโทรศัพท์มือถือ

ลำดับการใช้งานโดยสรุป

1. สมัครสมาชิก / เข้าสู่ระบบ (หัวข้อ 2–3)
2. เลือกประเภทเอกสาร จากเมนู "สร้างเอกสาร" หรือ "เทมเพลตเอกสาร" (หัวข้อ 5, 10)
3. กรอกข้อมูล ให้ AI ช่วยเรียบเรียง/ตรวจคำผิด แล้วกด "สร้างเอกสาร" (หัวข้อ 6–7)
4. ตรวจทาน ดาวน์โหลด PDF แล้วกด "เสร็จสิ้น" (หัวข้อ 8)
5. กลับมาดู แก้ไข หรือกู้คืนเอกสารได้ที่ "ประวัติเอกสาร" (หัวข้อ 9)

เมนูด้านซ้ายของระบบ

การสมัครแบ่งเป็น 2 ขั้นตอนสั้น ๆ และต้องยืนยันอีเมลก่อนเข้าใช้งาน

1. ที่หน้าแรกกดปุ่ม สมัครสมาชิก (หรือที่หน้าเข้าสู่ระบบกด สมัครสมาชิก ที่แผงสีฟ้าด้านขวา)
2. ขั้นที่ 1 ข้อมูลส่วนตัว: เลือก คำนำหน้า (นาย, นางสาว, นาง, อาจารย์, ดร., ผศ., รศ., ศ.) กรอก ชื่อ และ นามสกุล (ชื่อและนามสกุลอยู่บรรทัดเดียวกัน) กรอก เบอร์โทรศัพท์ (ขึ้นต้นด้วย 0 จำนวน 9–10 หลัก) ตำแหน่ง และ หน่วยงาน/แผนก แล้วกด ถัดไป
3. ขั้นที่ 2 บัญชี: กรอก อีเมล ตั้ง รหัสผ่าน และกรอก ยืนยันรหัสผ่าน ให้ตรงกัน แล้วกด สร้างบัญชี (กด ย้อนกลับ เพื่อกลับไปแก้ขั้นที่ 1)
4. ระบบส่ง รหัสยืนยัน 6 หลัก ไปที่อีเมลของคุณ นำรหัสมากรอกในหน้า "ยืนยันอีเมล" แล้วกด ยืนยันอีเมล
5. ยืนยันสำเร็จ ระบบพาเข้าสู่แดชบอร์ดทันที

เงื่อนไขที่ระบบตรวจให้

• รหัสผ่าน อย่างน้อย 8 ตัวอักษร ประกอบด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ (A-Z) ตัวพิมพ์เล็ก (a-z) และตัวเลข (0-9) ใช้ภาษาอังกฤษเท่านั้น ห้ามเว้นวรรค
• อีเมล ต้องเป็นอีเมลที่มีอยู่จริง ถ้าพิมพ์ผิด เช่น gmuil.com ระบบจะเตือนว่า "คุณหมายถึง gmail.com ใช่ไหม" และไม่ให้สมัครจนกว่าจะแก้
• อีเมลหนึ่งอีเมลสมัครได้ครั้งเดียว

สมัครด้วยบัญชี Google

1. กดปุ่ม สมัครด้วย Google (หรือ เข้าสู่ระบบด้วย Google) เลือกบัญชี Google ของคุณ
2. ถ้าเป็นการเข้าครั้งแรก ระบบจะเปิดหน้า "ยืนยันข้อมูลส่วนตัว" ให้กรอกคำนำหน้า ชื่อ นามสกุล (บรรทัดเดียวกัน) และตำแหน่ง แล้วกดยืนยัน ระบบไม่เติมชื่อจาก Google ให้เอง เพื่อให้คุณกรอกชื่อจริงที่ใช้ในเอกสารราชการด้วยตัวเอง
3. ชื่อที่ยืนยันแล้วจะถูก ล็อก แก้ไขไม่ได้ เพื่อความถูกต้องของเอกสาร

เข้าสู่ระบบด้วยอีเมลและรหัสผ่าน หรือด้วยบัญชี Google

1. เปิดเว็บแล้วกด เข้าสู่ระบบ ที่มุมขวาบน
2. กรอก อีเมล และ รหัสผ่าน (กดไอคอนรูปตาเพื่อดู/ซ่อนรหัสผ่าน) แล้วกด เข้าสู่ระบบ
3. หรือกด เข้าสู่ระบบด้วย Google แล้วเลือกบัญชี
4. เมื่อสำเร็จจะมีภาพต้อนรับสั้น ๆ แล้วเข้าสู่แดชบอร์ด

ลืมรหัสผ่าน

1. กดลิงก์ ลืมรหัสผ่าน? ใต้ช่องรหัสผ่าน
2. กรอกอีเมลที่สมัครไว้ แล้วกดส่ง ระบบส่งลิงก์ตั้งรหัสผ่านใหม่ไปที่อีเมล
3. เปิดอีเมล กดลิงก์ แล้วตั้งรหัสผ่านใหม่ 2 ช่อง (ต้องตรงกัน) ระบบจะแจ้งทางอีเมลอีกครั้งว่ารหัสผ่านถูกเปลี่ยน

เมื่อเข้าสู่ระบบแล้ว

• ระบบ จำการเข้าสู่ระบบไว้ 24 ชั่วโมง ถ้ากลับไปดูหน้าแนะนำระบบหรือเปิดหน้าเข้าสู่ระบบอีกครั้ง จะไม่ต้องกรอกรหัสผ่านซ้ำ หน้าแนะนำระบบจะแสดงปุ่ม ไปที่แดชบอร์ด แทนปุ่มเข้าสู่ระบบ
• ทุกครั้งที่เข้าสู่ระบบ ระบบจะ ส่งอีเมลแจ้งเตือน (วัน เวลา และอุปกรณ์) และบันทึกในหน้า "การแจ้งเตือน" เพื่อให้รู้ทันถ้ามีผู้อื่นแอบเข้าบัญชี ถ้าไม่ใช่คุณให้เปลี่ยนรหัสผ่านทันที (ปิดอีเมลนี้ได้ที่เมนู "ตั้งค่า")

หน้าแรกหลังเข้าสู่ระบบ สรุปทุกอย่างไว้ในหน้าเดียว

• แบนเนอร์ด้านบน เลื่อนภาพอัตโนมัติ กดจุดด้านล่างเพื่อเปลี่ยนภาพ
• + สร้างเอกสาร เปิดหน้าสร้างเอกสาร
• เอกสารล่าสุด แสดง 3 รายการล่าสุด กด ดูทั้งหมด เพื่อไปหน้าประวัติเอกสาร
• สถิติการใช้งาน จำนวนเอกสารทั้งหมดและประเภทที่ใช้บ่อยที่สุด
• เริ่มสร้างเอกสารด่วน ปุ่มลัดครบทั้ง 8 แบบ กดแล้วเปิดแบบฟอร์มนั้นทันที
• ช่องค้นหาด้านบน พิมพ์ชื่อเอกสารแล้วกด Enter เพื่อค้นในประวัติเอกสาร
• ไอคอนรูปกระดิ่ง ไปหน้าการแจ้งเตือน (มีจุดแดงบอกจำนวนที่ยังไม่ได้อ่าน) และ รูปโปรไฟล์ ไปหน้าข้อมูลส่วนตัว
• กดโลโก้ Smart Form AI บนแถบเมนูเพื่อดูหน้าแนะนำระบบ โดยไม่ต้องเข้าสู่ระบบใหม่

ระบบรองรับเอกสารราชการที่ใช้บ่อย 8 แบบ กดที่เอกสารแต่ละแบบเพื่อดูตัวอย่างจริงจากระบบ พร้อมรายการข้อมูลที่ต้องกรอก

กรอกแบบฟอร์ม แล้วระบบจัดรูปแบบเอกสารราชการให้

1. เปิดเมนู สร้างเอกสาร (หรือกดปุ่มลัดในแดชบอร์ด / ใช้แบบฟอร์มนี้ ในหน้าเทมเพลต)
2. เลือก ประเภทเอกสาร จากรายการ ช่องที่ต้องกรอกจะเปลี่ยนตามประเภทที่เลือก
3. ตรวจข้อมูลที่ระบบเติมให้: ชื่อ-นามสกุล (ล็อก แก้ไม่ได้ เพราะดึงจากบัญชี), ตำแหน่ง, หน่วยงาน/แผนก, เบอร์โทร แก้ได้ตามต้องการ
4. กรอก หัวข้อเรื่อง, เรียน, วันที่ (ระบบนับจำนวนวันลาให้ โดยไม่นับเสาร์-อาทิตย์และวันหยุดราชการ), และ รายละเอียด/เหตุผล
5. ถ้าไม่ถนัดเขียน ให้ใช้ปุ่ม AI ช่วยเรียบเรียง (ดูหัวข้อ 7)
6. กดปุ่ม สร้างเอกสาร ระบบแสดงหน้า "กำลังสร้างเอกสาร" ประมาณ 2 วินาที แล้วแสดงตัวอย่างเอกสารเต็มหน้ากระดาษ A4

เมื่อสร้างเสร็จ จะมีปุ่มอะไรบ้าง

AI ช่วยได้ 2 อย่าง คือ เรียบเรียงข้อความให้เป็นภาษาราชการ และ ตรวจคำสะกดผิด/คำไม่เป็นทางการ

1) เรียบเรียงข้อความ

1. พิมพ์ข้อความแบบง่าย ๆ ในช่องที่ต้องการ เช่น ในช่อง "หัวข้อเรื่อง" หรือ "รายละเอียด / เนื้อหา"
2. กดปุ่ม ให้ AI ช่วยเรียบเรียงข้อความ ข้างช่องนั้น AI จะเขียนใหม่เป็นภาษาราชการโดย ใช้เฉพาะข้อเท็จจริงที่คุณพิมพ์ ไม่เพิ่มชื่อ สถานที่ วันที่ หรือตัวเลขที่ไม่มีในต้นฉบับ
3. หรือกด ให้ AI ช่วยเรียบเรียงข้อความทั้งหมด เพื่อเรียบเรียงทุกช่องพร้อมกัน
4. อ่านทบทวนผลลัพธ์ แล้วแก้เองต่อได้ทุกคำ

2) ตรวจคำก่อนสร้างเอกสาร

1. กดปุ่ม 🔍 ตรวจคำก่อนสร้างเอกสาร
2. ระบบแสดงรายการคำที่ควรแก้ แบ่งเป็น สะกดผิด และ ไม่เป็นทางการ พร้อมคำที่แนะนำ
3. กด แก้ไข ข้างแต่ละรายการเพื่อแทนที่ในช่องกรอกทันที หรือเพิกเฉยถ้าไม่ต้องการแก้
4. ป้ายสถานะแสดงว่าใช้ AI ตรวจ หรือใช้พจนานุกรมสำรอง (กรณีบริการ AI ไม่พร้อมใช้งานชั่วคราว)

หลังสร้างเอกสารแล้ว นำเอกสารไปใช้ได้ 3 ทาง

ดาวน์โหลดเป็น PDF บนคอมพิวเตอร์

1. กด ⬇ ดาวน์โหลด PDF ปุ่มจะขึ้นว่า "กำลังสร้าง PDF..." สักครู่
2. ไฟล์ ชื่อเรื่อง.pdf ถูกบันทึกในโฟลเดอร์ Downloads ของเบราว์เซอร์ พร้อมข้อความ "ดาวน์โหลด PDF สำเร็จ"

ดาวน์โหลดเป็น PDF บนมือถือ

1. กด ⬇ ดาวน์โหลด PDF รอสร้างไฟล์สักครู่
2. จะมีหน้าต่าง "ไฟล์ PDF พร้อมแล้ว" ให้แตะเลือก: ดาวน์โหลดไฟล์ (บันทึกลงโฟลเดอร์ Downloads), แชร์ / บันทึกลงแอปไฟล์ (iPhone: เลือก "บันทึกไปยังไฟล์"), หรือ เปิดดูไฟล์ แล้วบันทึกจากเมนูของเบราว์เซอร์

พิมพ์

กดไอคอนเครื่องพิมพ์ ระบบเปิดหน้าต่างใหม่และเรียกหน้าต่างพิมพ์ของเบราว์เซอร์ (ต้องอนุญาตป๊อปอัปถ้าเบราว์เซอร์ถาม) เอกสารเป็นกระดาษ A4 หน้าเดียว

แชร์

กด แชร์ บนมือถือจะเปิดเมนูแชร์ของเครื่องพร้อมแนบไฟล์ PDF บนคอมพิวเตอร์จะคัดลอกข้อความสรุปและลิงก์ไว้ให้

เอกสารทุกฉบับที่สร้างถูกเก็บไว้ในบัญชีของคุณ

กู้คืนเอกสารที่ลบ

1. หลังกดลบ ระบบมีแถบแจ้งด้านล่างพร้อมปุ่ม เลิกทำ (กู้คืน) กดทันทีเพื่อยกเลิกการลบ
2. ถ้าพลาดไปแล้ว เปิดแท็บ ถังขยะ ในหน้าประวัติเอกสาร (หรือกดลิงก์ "ไปที่ถังขยะเพื่อกู้คืน" ในหน้าการแจ้งเตือน)
3. กด กู้คืน เอกสารกลับมาในรายการประวัติทันที พร้อมการแจ้งเตือน "กู้คืนเอกสารแล้ว"
4. กด ลบถาวร ถ้าต้องการลบจริง (กู้คืนไม่ได้อีก)

ดูตัวอย่างเอกสารทั้ง 8 แบบก่อนเริ่มกรอก

1. เปิดเมนู เทมเพลตเอกสาร จะเห็นการ์ดเอกสาร 8 ใบ แบ่งเป็นกลุ่ม "เอกสารการลา" และ "หนังสือราชการ"
2. กดภาพเอกสารหรือปุ่ม ดูตัวอย่าง เพื่อดูเอกสารตัวอย่างเต็ม พร้อมคำอธิบายว่าใช้เมื่อไหร่และต้องกรอกอะไร
3. กด ใช้แบบฟอร์มนี้ ระบบเปิดหน้าสร้างเอกสารโดยเลือกประเภทนั้นให้แล้ว

บันทึกความเคลื่อนไหวของบัญชีไว้ถาวร แม้ลบเอกสารไปแล้ว การแจ้งเตือนก็ยังอยู่ (เก็บล่าสุด 100 รายการ)

แท็บกรองหมวด

ปุ่มอื่น ๆ

• จุดสีน้ำเงินหน้ารายการ = ยังไม่ได้อ่าน (ระบบถือว่าอ่านแล้วเมื่อเปิดหน้านี้สักครู่)
• อ่านทั้งหมด ทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้วทุกรายการ
• ล้างทั้งหมด ลบการแจ้งเตือนทั้งหมด (ไม่กระทบเอกสาร) ระบบถามยืนยันก่อน
• เครื่องหมาย × ท้ายรายการ ลบเฉพาะรายการนั้น
• ลิงก์สีน้ำเงินท้ายรายการ เช่น "ไปที่ถังขยะเพื่อกู้คืน" พาไปหน้าที่เกี่ยวข้อง

จัดการข้อมูลบัญชีของคุณ ข้อมูลเหล่านี้ถูกใช้เติมแบบฟอร์มเอกสารให้อัตโนมัติ

1. รูปโปรไฟล์: กดไอคอนกล้อง 📷 เลือกรูปจากเครื่อง
2. แก้ไขได้: เบอร์โทรศัพท์ ตำแหน่ง หน่วยงาน/แผนก แก้แล้วกด บันทึกการเปลี่ยนแปลง
3. แก้ไขเองไม่ได้: อีเมล (ผูกกับบัญชี) ส่วนชื่อ-นามสกุลถูกล็อกไว้ เพราะใช้ในเอกสารราชการ แต่ถ้าพิมพ์ผิดตอนสมัคร แก้ได้ตามหัวข้อถัดไป

ขอแก้ไขชื่อ-นามสกุล (แก้ได้จำกัด 2 ครั้ง)

1. ใต้ช่องชื่อ-นามสกุล กดปุ่ม ✏️ ขอแก้ไขชื่อ-นามสกุล (ข้อความใต้ช่องบอกว่าเหลือสิทธิ์กี่ครั้ง)
2. เลือกคำนำหน้า พิมพ์ชื่อและนามสกุลที่ถูกต้อง
3. ยืนยันตัวตน: บัญชีที่มีรหัสผ่านให้กรอกรหัสผ่าน ส่วนบัญชี Google ที่ไม่มีรหัสผ่านให้พิมพ์อีเมลของบัญชี
4. กด บันทึกชื่อใหม่ ระบบบันทึกประวัติในหน้าการแจ้งเตือน และส่งอีเมลแจ้งทุกครั้ง
5. เอกสารที่สร้างไว้ก่อนหน้าจะไม่เปลี่ยนชื่อตาม ส่วนเอกสารใหม่จะใช้ชื่อใหม่ ถ้าใช้สิทธิ์ครบแล้วให้ติดต่อผู้ดูแลระบบ

เปลี่ยนรหัสผ่าน

1. กดปุ่ม เปลี่ยนรหัสผ่าน จะมีหน้าต่างเปิดขึ้น
2. กรอกรหัสผ่านเดิม รหัสผ่านใหม่ และยืนยันรหัสผ่านใหม่ แล้วกดยืนยัน
3. ถ้าจำรหัสผ่านเดิมไม่ได้ กดลิงก์ ลืมรหัสผ่านเดิม? ในหน้าต่างเดียวกัน ระบบพาไปขั้นตอนรีเซ็ตทางอีเมล
4. เมื่อเปลี่ยนสำเร็จ ระบบส่งอีเมลแจ้งเตือนเสมอ และบันทึกในหน้าการแจ้งเตือน

ตรวจข้อมูลบัญชีและเลือกว่าจะรับอีเมลแจ้งเตือนอะไรบ้าง

• ชื่อ-นามสกุล / อีเมล แสดงข้อมูลบัญชี (แก้ชื่อได้ที่หน้า "ข้อมูลส่วนตัว" แบบจำกัด 2 ครั้ง)
• เปลี่ยนรหัสผ่าน เปิดหน้าต่างเดียวกับในหน้าข้อมูลส่วนตัว
• แจ้งเตือนทางอีเมล (สร้างเอกสาร / เข้าสู่ระบบ) สวิตช์เปิด/ปิด กดสวิตช์แล้วกด บันทึกการเปลี่ยนแปลง
• แจ้งเตือนความปลอดภัยของบัญชี (เปลี่ยน/รีเซ็ตรหัสผ่าน) เปิดเสมอ ปิดไม่ได้ เพื่อความปลอดภัยของคุณ

1. กดปุ่ม ออกจากระบบ ที่ล่างสุดของแถบเมนูด้านซ้าย
2. ระบบถามยืนยัน กด ออกจากระบบ เพื่อออก หรือ อยู่ต่อ เพื่อยกเลิก
3. เอกสารที่บันทึกแล้วยังอยู่ครบ กลับมาเข้าสู่ระบบได้ทุกเมื่อ

• หน้าเว็บปรับเป็นแนวตั้งอัตโนมัติ แถบเมนูเปิดเป็นลิ้นชักเมื่อกดไอคอนด้านบนซ้าย
• เอกสารแสดงเป็นกระดาษ A4 ย่อให้พอดีจอ ไฟล์ PDF ที่ได้เป็นขนาด A4 เต็มเหมือนบนคอมพิวเตอร์
• การดาวน์โหลดไฟล์ดูหัวข้อ 8 (มีหน้าต่าง "ไฟล์ PDF พร้อมแล้ว" ให้แตะบันทึก)

เข้าสู่ระบบเพื่อเริ่มใช้งาน